In 5 Minuten eingerichtet.So funktioniert der KI-Assistent.
Von der Einrichtung bis zum ersten Anruf. In wenigen Minuten ist Ihr KI-Assistent einsatzbereit.
Der Ablauf eines Anrufs
Schritt für Schritt. Vom Klingeln bis zur Dokumentation
Begrüßung
Ein Anrufer wählt Ihre Nummer. Durch die Rufumleitung nimmt SmartVoiceAssistant den Anruf entgegen und begrüßt den Anrufer mit Ihrer individuellen Ansage.
Anliegen erfassen
Der Assistent führt ein natürliches Gespräch und erfasst das Anliegen des Anrufers. Dabei kann er auch spezifische smarte Werkzeuge nutzen, um strukturierte Daten abzufragen.
Terminbuchung
Falls gewünscht, prüft der Assistent Ihre Verfügbarkeiten in Echtzeit und bucht einen passenden Termin direkt in Ihrem Kalender.
Intelligente Weiterleitung
Bei dringenden Anliegen oder auf Wunsch verbindet der Assistent den Anrufer direkt mit Ihnen oder dem zuständigen Mitarbeiter.
Benachrichtigung
Sie erhalten sofort eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail oder Push-Nachricht mit allen relevanten Informationen.
Dokumentation
Alle Gespräche werden automatisch dokumentiert und sind in Ihrem Dashboard jederzeit abrufbar. Inklusive Audioaufnahme auf Wunsch.
Praxisbeispiel: Terminvereinbarung
Tools ermöglichen es Ihren KI-Agenten, strukturierte Informationen wie Name, Datum und Art des Termins präzise zu erfassen. Diese Daten werden automatisch gespeichert und eine Bestätigung per E-Mail versendet. Ganz ohne manuellen Aufwand.
1. Der Terminwunsch
Ein Patient ruft an und möchte einen Termin zur Vorsorgeuntersuchung für kommende Woche vereinbaren.
2. Die Prüfung
Der Assistent prüft in Echtzeit die freien Zeiten in Ihrem Kalender (z.B. Doctolib, Google Calendar) und schlägt passende Termine vor.
3. Die Bestätigung
Der Termin wird fest gebucht und der Anrufer erhält automatisch eine SMS oder E-Mail mit allen Details zur Bestätigung.